Célok és tervezés

Nagyon jó, hogy időnket be tudjuk osztani, feladatainkat tudjuk rangsorolni, de szükségünk van irányultságra is, különben csak csapongunk összevissza. Ezt az irányultságot biztosítja számunkra, ha meghatározzuk céljainkat. Fontos látni, hogy a céloknak több szintjük van.

Hosszú távú cél.

Ez általában egyetlen, egész életre szóló cél. Az, amiért a világra születtünk, ami már gyerekkorunkban, mielőtt a tanult rétegek ránk rakódtak volna, jelen volt életünkben. Ez az alap vágyunk ami felé törekszünk egész életünkben.

Középtávú cél

Általában 3-5-10 éves célok, melyeket szeretnénk megvalósítani. Felülről lefelé építkezünk, tehát ezek a célok összhangba kell legyenek a Hosszú távú célunkkal. Ezek a célok támogatják életünk víziójának elérését. Ez általában már nem egyetlen cél.

Rövidtávú cél

Maximum 1 évre, de inkább pár hónapra meghatározott célok, amik a Középtávú célok felé mutatnak. Rövidtávú céljainkból már lényeges több is lehet, mindegyik összhangban a Középtávú és Hosszú távú céljainkkal.

A célok felállítás nagyon hasznos, irányultságot ad életünknek, segíti döntéseinket. Ha tisztábban vagyunk céljainkkal életünk leegyszerűsödik, mert egy döntés helyzethez érve elég csak megnéznünk, hogy melyik opció van összhangban céljainkkal és csak azt kell választani. A Hosszú távú célnál nem, de általában szükséges, hogy céljainkat minél pontosabban, minél konkrétabban fogalmazzuk meg és írjuk le.

A célok megvalósításához már konkrét, lépésről lépésre felállított “akció” tervre van szükségünk. Ebben a tervben határozzuk meg konkrét teendőinket céljaink eléréséhez. Akárcsak a projektkezelésben, személyes céljainknál is fontos, hogy pontosan tisztában legyünk a célok eléréséhez szükséges erőforrás igénnyel. Ez lehet pénz, idő, türelem, kitartás stb. A konkrét teendőinket ezek alapján állítsuk fel, így elkerülhetjük, hogy túlvállaljunk és utána sikertelennek érezzük magunkat.

MindMeister, egy remek kiegészítő

Egy ideje már keresgéltem megfelelő mindmap programot magamnak, de olyat, amilyenre igazán vágyom, még egyik fejlesztő sem készített. Ami nagyon kellene nekem a mindmap összekapcsolása egy projektmenedzser eszközzel, file megosztással és közös szerkesztési lehetőséggel. Természetesen közös szerkesztés másokkal és mindegyik funkció jogosultságokhoz köthetően.

Kisebb kompromisszumokkal úgy néz ki találtam egy használható mindmap programot. A MindMeister majdnem tudja a fenti a követelményeket, persze kicsit más irányból kell megközelíteni a dolgokat. Egyrészről nagyon könnyedén használható maga a felület, iszonyatosan jól lehet benne jegyzetelni, tervezni, vagy gondolkodni (mint általában a mindmap programokban). Az egyes mindmapek megoszthatóak olvasásra, vagy írásra. A bejegyzésekhez megadhatóak képek a vizuálisabb hatásért, lehet változtatni a betűszint és méretet is. Megadhatóak továbbá feljegyzések (hosszabb szöveget lehet beírni), linkek (ide be lehet szúrni google docs fileokra hivatkozó linkeket) és feladatokat is. A feladatoknál beállítható kezdődátum és határidő, felelős és állítható, hogy hány százalékban készült el a feladat (25%, 50%, 75%). A teendő listánk a főoldalon szépen kigyűjtve vár minket, ill. a fizetős verzióban kapunk export lehetőséget (iCalendar formátumban), mellyel akár a google calendar-ba, akár más naptár alkalmazásba betölthetjük feladatainkat. Szintén a fizetős verzióban lehetőség van fileok feltöltésére és megosztására is. A gears alkalmazás segítségével az előfizetőknek lehetőségük van offline használatra is. Az üzleti felhasználóknak szánt változat ezeken kívül rendelkezik még csoportkezelő résszel és beállítható saját domain név is.

Még az ingyenes változat is nagyjából lefedi igényeim nagy részét. Mivel egyébként is rendelkezem google accounttal és a google docs-on szoktam megosztani fileokat, kézenfekvő a google docs használata a MindMeister-hez. A google docs-on állítható az egyes dokumentumok jogosultsága és az is, hogy kikkel legyen megosztva. Most már bármilyen file formátumot feltölthetünk rajta keresztül 250MB maximális méretig. De ez utóbbi lehetőséget kiválthatjuk más file megosztó alkalmazással is. A legkényelmesebb számomra a Dropbox (refferal link 😉 ) használata, de választhatjuk akár a box-ot is. Mindkettőnél lehetnek publikusak a megosztani kívánt fileok.

Az ingyenes változat legnagyobb hátránya a maximum 3 mindmap, de persze kis kényelmetlenséggel ez is áthidalható. A MindMeister képes importálni a Freemind programban készített mindmapeket és ugyanebbe a formátumba exportálni is tud, így ha 3 mindmapnél nem akarunk egyidejűleg többet megosztani tökéletesen használható.

Hagyományos projektmenedzser eszközként persze nem használható, de a google sites segítségével már egészen követhetőek a projektek, az azokon belül kiosztott feladatok és azok állapota is.

GTD, egy jó módszer

Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a “zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezelés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyéb eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját 🙁 ).

A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra.

A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik. Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni.

A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).

A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk is a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.

Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.

A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik 😀 ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fókuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.

Fontos, hogy fókuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.

Túlvállalásaink

Sajnos egyre többször belefutok abba, hogy az emberek (és sokszor én is) többet vállalnak, mint amit teljesíteni képesek. Eleve munkából is képesek vagyunk magunkat túlvállalni, de sokszor segítő szándékból szakítjuk meg magunkat. Most inkább azzal foglalkoznék, amikor egy csoportnak szeretnénk segíteni, erőnkön felül.

Ennek több oka is lehet. Nem vagyunk képesek nemet mondani egy felkérésre (ez nálam az első számú ok, amiért túl szoktam vállalni magam).

Attól félünk, hogy nem fognak bennünket szeretni, hogy az emberek elfordulnak tőlünk, ha nemet mondunk. Pedig ez nincs így.

Meg kell tanulnunk nemet mondani. A „Négy órás munkahét” című könyvben nagyon jó gyakorlat van erre, persze ha már megy, kicsit finomítani kell, hogy ne mondjunk mindenre nemet.

Segíteni szeretnénk. (ez egy másik nagyon jellemző ok, ami nálam felmerül).

Attól félünk, hogy kimaradunk valamiből, ha nem ajánljuk fel a segítségünket és inkább elvállalunk dolgokat. Nem attól leszünk fontosak, ha minden szembe jövő dolgot elvállalunk. Ahol csak ez számít, ott nem biztos, hogy érdemes tevékenykednünk. Olyan helyet keressünk, ahol önmagunkért tartanak fontosnak minket és nem az általunk elvégzett feladatokért.

Nem kommunikálunk. Még egy gyakori hiba, hogy nem kommunikáljuk, ha megváltozott helyzetünk. Sokszor előfordul, hogy mikor elvállalunk valamit, akkor még úgy látjuk, meg is tudjuk valósítani, de közbejön valami, munka, vagy családi ügy. Semmi gond nem lesz belőle, ha ezt közöljük a többiekkel, sokkal rosszabb, ha megpróbáljuk elsunnyogni a dolgot.

A túlvállalásokkal alapvetően két probléma van. Az egyik, hogy a saját dolgainkat halogatjuk, csak azért, hogy elvégezzük, amit vállaltunk (én ilyen vagyok :), szombaton is hajnali 2-ig telepítettem, majd fél 7-kor folytattam, most kicsit úgy érzem, kicsit feleslegesen ). A másik, hogy a csoport ugyan számít az általunk elvégzett munkára, de nem készülünk el vele.

A csoport szempontjából persze az utóbbi a rosszabb, hiszen nem véletlenül vannak a feladatok, valakinek el kell végeznie azokat. Vannak extra feladatok (melyek kevésbé fontosak) és vannak magasabb prioritással bírok, viszont a feladatok kiosztásánál/elvállalásánál számítunk azokra az emberekre, akik vállalják ezeket. Ha tudunk róla, hogy ez sok nekik akkor átrendezzük a feladatokat, hogy a fontosak legyenek mindenképpen elvégezve, a kevésbé fontosakat pedig félre tesszük. Persze ehhez szükség van tiszta kommunikációra, hogy mindenki tisztában legyen azzal, ha valaki túlvállalta magát.

Ami segíteni tud a túlvállalások kezelésében, elkerülésében az önismeret, az önmagunkhoz való őszinteség és az időgazdálkodás. Ismernünk kell magunkat annyira, hogy tudjuk, mennyi feladatot vagyunk képesek elvégezni egy nap. Őszintének kell lenünk magunkhoz, hogy ezt tudatosítsuk is. Meg tanulnunk megfelelően beosztanunk a rendelkezésünkre álló időt, hogy ne halmozzuk fel a már elvállalt feladatokat.

Nagyon sok iskola létezik időgazdálkodás témában. Én alapvetően a GTD (Getting Things Done) rendszert találtam számomra használhatónak (igazából ez csak egy leírás, egy filozófia, melynek a tényleges kivitelezését sokan sokféleképpen oldják meg). Ezzel sokszor (persze még nem mindig) képes vagyok elkerülni, hogy felhalmozódjanak a feladatok, melyek csak stresszelnek és nem jutok el oda, hogy már nem is tudom, mihez kapjak, hiszen annyi dolgom lett.

Számomra az a legfontosabb, hogy ne halogassam az elvégzendő feladataimat, hanem, amint lehet, végezzem el azokat. Ha rögtön megcsinálok mindent, amit vállaltam, vagy időszerűvé vált. Ha őszinte vagyok magammal, hogy mennyit is vagyok képes elvégezni, valószínű, hogy elkerülöm a túlvállalást. Ez sokkal jobb a csoportnak, hiszen a feladatok el vannak végezve és jobb nekem is, nem kell energiát pazarolnom a kifogásokra, nem kell “tartanom” attól, hogy rákérdeznek, hogy is állok a feladataimmal és nem stresszelem magam, hogy még ezt és ezt nem csináltam meg.

Önismeret, őszinte kommunikáció (magunk és a többiek irányába is) és önmenedzselés.

Bizalom

Kényes dolog. Nagyon figyelni kell, ha szeretnénk megőrizni a másik ember belénk vetett bizalmát, hiszen azáltal, hogy megbízik bennünk, feltárulkozik nekünk és sebezhetővé válik számunkra. Rá kell hangolódnunk, hogy érezzük, mikor lehet valamivel viccelni és mikor kell kerülni a témát. Viccesen, szarkasztikusan rá lehet világítani a másik vakfoltjaira, azokra a szokásokra, melyekbe úgy be van ragadva, hogy magától észre sem veszi ezeket, viszont van, amikor ez már túl sokszor teszik meg, így már bántó.

Figyelni kell, hogy a rávilágítás után a változás nem könnyű, nem kell folyamatosan felemlegetni, sokan már attól is irtóznak, ha egyszer megemlítik hibájukat, viszont ha bízik bennünk, szinte kötelességünk ezt megtenni. Egyszer. Ha valaki bízik bennünk, tiszteljük meg azzal, hogy mi is bízunk benne. Bízunk abban, hogy fogta a jelzésünket és dolgozik azon, hogy megváltozzon, vagy tudatosan választja azt, hogy nem változik.

Ne piszkáljuk folyton a másikat. A segítő szándékú figyelmeztetést könnyedén át tudjuk fordítani értelmetlen piszkálódása, mely még poénosnak is tűnhet, de ez gyorsan a belénk vetett bizalom elvesztéséhez vezet.

Csoport munka

Fontos kiemelni a Csoport (közösen, együtt) és a Munka (tevékenység, aktivitás) szavakat. Együtt dolgozni a közös cél érdekében. Persze ehhez szükség van a közös célok meghatározására. Lehetnek ezek apró célok, mint például egy szöveg elkészítése és lehetnek nagyok, mint megszüntetni Magyarországon az éhezést és felébreszteni mindenkiben az igényt az vegetáriánus táplálkozásra. A lényeg azonban nem csak a cél, hanem az, hogy mindezt együtt csináljuk, közösen, ez a csoport.

Ahhoz, hogy közösen tudjunk tevékenykedni, szükség van egy alapvető apróságra, a kommunikációra. A kommunikáció az akcióról és a reakcióról kellene, hogy szóljon. Reagáljunk a másik felvetésére, hiszen együtt, közösen dolgozunk ugyanazon cél elérésén. Persze, lehet, hogy szükségtelen a reakció, hiszen az akció nincs összefüggésben a céllal, a cél felé tartó úttal (persze minden mindennel összefügg, de az egy másik játék 😉 ). Ha nincsen oda-vissza kommunikáció nincsen csoport munka sem. Csoportnak ugyan lehet nevezni, de értelmetlen.

A másik lényeges pont a csoport munkánál, a munka, az aktív tevékenység, hogy tőlünk telhetően segítsük a csoportot a cél elérésében. Lehet, hogy ez csak pár tanács, egy két lelkesítő szó (ugye a kommunikáció), hogy a másik ne adja fel, lehet, hogy a tényleges munka végzése. Fontos, hogy érezzék, ott vagyunk, együtt dolgozzunk, nem csak nevek vagyunk egy listán, hanem együtt, közösen, mindannyian ott vagyunk.

A csoport munka, az együtt dolgozás remek fejlődési lehetőség. Csiszolni kell kommunikációnkat, hogy a csoportot építsük, ne bomlasszuk. Szükséges, hogy fejlesszük magunkban a legkülönfélébb képességeket, hogy minél nagyobb hasznára váljunk a csoportnak. És mindenképpen szükséges fejlesztenünk magunkban a toleranciát is, mert tudjuk, biztosak vagyunk benne, hogy a többiek is mindent megtesznek, amit csak tudnak, mind a kommunikáció, mind a tevékenységek, mind a tolerancia terén.

Az egyik legnagyobb mérge a csoport munkának, ha ez a bizalom sérül, ha ezekben elkezdünk kételkedni, nagyon gyorsan fedezhetünk fel mindenkiben és mindenki cselekedetében hibákat. Könnyedén alakul ki az a képzetünk, hogy, bár csoportnak tűnünk, de csak mi egyedül dolgozunk ténylegesen a célért, mi egyedül teszünk energiát a kommunikációba, mi egyedül foglalkozunk egész nap ezzel, bezzeg a többiek nem, vagy csak alig csinálnak valamit. Ez a méreg az egyénektől kiindulva képes az egész csoportot megmérgezni, minden munkát, tevékenységet leállítani mindenki részéről, ezáltal ellehetetlenítve a kitűzött cél elérését.