Nagy szervezésben vagyunk a Mandalaszertartással és ezért újra előkerült a régi kérdés: Hogyan tudunk a leghatékonyabban együtt dolgozni?
Alapvetően is keresem a számomra legjobb todo lista kezelőt, egyelőre a google task az, ami nyerő helyzetben van. Persze sok minden hiányzik belőle, például nem lehet a teendőkhöz kontextust, vagy egyszerűen csak címkét adni és utána erre szűrni. Cserébe viszont nagyon egyszerűen lehet levelekből todo-t létrehozni (alapból a gmail webes felületét használom és levélből google docs-t és todo-t is egy kattintással lehet készíteni). A teendő lista megjelenik a google calendarban is, szóval jól integrálták a google ökoszisztémába (egyre jobban összecsiszolódik a rendszer, pár hónapja még nem ez volt a véleményem). Lehet benne több listát is létrehozni, így viszonylag szeparálva tarthatóak a teendők.
Ez sajnos a címkézés nélkül nem túl jó, nem lehet, mondjuk egybe kiszűrni a számítógéppel, vagy telefonnal végzendő teendőket. A listáknak nem lehet határidőket szabni, nem lehet bennünk mérföldköveket (azért ez így rosszul hangzik, szóval milestone-okat) létrehozni és a delegálás sem megoldott.
Jelenleg a legjobbnak online teendő listának a nirvanahq-t tartom. Különösen kézreálló a fejlesztés alatt lévő 2-es verziójuk. Remekül lehet testre szabni a listázásokat és jól kezeli a címkéket. A milestone-ok itt is hiányoznak és nem lehet a projekteket hierarchiába rendezni. Delegálni lehet, ha mindenki ezt használja. Emailen lehet küldeni teendőt a rendszerbe, bár nekem akkor már kényelmesebb, ha kézzel viszem fel, legalább átgondolom közben. A projektekhez nem lehet fileokat megadni (ill. a leírásba lehet linkelni), ez kiküszöbölhető a google docs, vagy a dropbox használatával.
Kicsit öszvér megoldás, de az egyik legtöbbet használt eszközöm a mindmeister online mindmap program. Remekül lehet benne együtt gondolkodni (a google docs is alkalmas erre, de ez azért látványosabb 🙂 ). A feladatokat lehet delegálni egymás között és van iCalendar szinkronizálás, igaz csak előfizetőknek.
Jelenleg a csoportos munkára a manymoon rendszerét kezdtük el használni (bár sokan ellenkeznek, még 🙂 ). Előnye, hogy több projektet lehet benne párhuzamosan kezelni, megadhatóak milestone-ok, a todo-kat lehet milestone-nokhoz is rendelni, de nem kötelező. Lehet határideje a projektnek, a milestone-nak és a feladatnak is. Feltölthetőek a projekthez tartozó file-ok is.
Ez eddig még nem annyira nagy dolog. Ami igazán megfogott benne, ami végül ahhoz vezetett, hogy ezt kezdtük el használni, az az, hogy nagyon jól szinkronizál a google termékeivel. A projethez tartozó file-ok lehetnek a google docs-on is (ezt használtuk már eddig is). A teendőket tudja szinkronizálni a google task-al (ami nem a legjobb, de használható) és a naptárat a google calendar-ba teszi (ebben látszódnak a felvitt események, a milestone-ok, erre fel lehet iratkozni). Reggelente automatikus emailt küld az elvégzendő feladatokról és az oldalon jól nyomon követhető a haladás. Minden teendőhöz, milestone-hoz, vagy csak egyszerű üzenethez fűzhető megjegyzés.
A hátránya, hogy a feladatok kezelése nem annyira szofisztikált, mint a nirvanahq-ban, nem lehet címkéket megadni. Az egy projekthez tartozó feladatokat ömlesztve látjuk ill. a saját oldalunkon a mi feladatainkat látjuk ömlesztve. Nem lehet szűrni a mai napra szólóakat, minden egyben látszik.
Másik hátránya, hogy egyszerű bejegyzéseket csak az Activity fülön lehet létrehozni, ott viszont, mint ahogyan a neve is mutatja, minden egyes megmozdulás látszik, ezért elveszik. Sokkal jobb lenne ennek egy külön fül és az Activity fület pedig elrejteni (ettől ijed meg mindenki és nem is nézi a többit 🙁 ).
Szóval megállapítható, hogy tökéletes rendszer nincs, sajnos, de egy használható, támogató rendszert, mely segíti a munkánkat és nem akadályoz bennünket, könnyedén összetudunk kattintgatni. Valószínű, ha egyedül dolgoznék, akkor a nirvanahq lenne a befutó, de azért folyamatosan keresném a jobb megoldást, de csoportmunkához a manymoon és google összes a jobb választás, számunkra. A mindmester-nek, a manymoon-nak és a dropbox-nak is van fizetős része, de korlátozásokkal ingyenesen is használható mindegyik (utóbbinál a korlátozás csupán a tárhely méretét érinti).