Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a „zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezelés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyéb eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját 🙁 ).
A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra.
A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik. Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni.
A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).
A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk is a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.
Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.
A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik 😀 ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fókuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.
Fontos, hogy fókuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.