Már többször esett szó a blogon a személyes hatékonyságról, az időgazdálkodásról, a GTD-ről és a Zero Inbox elvről is. Már többször neki kezdtem a Zero Inbox alkalmazásának, de most végre sikerült elérnem, hogy tartani is tudom magam hozzá, immár egy hónapja \o/ .
Alapvetően halogató típus vagyok, ezért számomra különösen nagy kihívás volt bevezetni a mindennapjaimba ezt az elvet. Kimondva roppant egyszerű az egész, ha elolvasod az emailt, azonnal reagálj rá, csináld meg a benne foglaltakat, vagy vedd fel a teendőid közé. Ennyi.
Mit is jelent a Zero Inbox? Nincsenek előtted a már megválaszolt levelek, a lezárt beszélgetések, csak az amivel még dolgod van, ha ez nulla, mindent megcsináltál (ami levélben jött 😉 ).
Megkaptam már, hogy ez gmail-ben nem kivitelezhető, mert nincsenek mappák. Szép nagy szemekkel pislogtam, mint egy kobold maki, hogy WTF?, miért is kellenek ehhez az elvhez mappák (nekem egyébként a címkék jobban bejönnek, mert egy üzenet duplikáció nélkül lehet több címke alatt (bár a keleti bölcsek mindig azt mondják, hogy „Ne címkéz!” 🙂 )? Gmail-ben is alkalmazható az Archiválás (válaszoláskor általában a „Send & Archive” gombot használom) és máris kikerül az inbox-ból, nincs szem előtt.
Nézzük hogyan működik nálam:
Naponta egyszer, vagy kétszer nézem meg a leveleimet (esetleg, ha valakinek írnom kell, akkor becsúszhat egy plusz alkalom), általában reggel és ritkábban este is (bár lefekvés előtt nem szeretek leveleket olvasni, mostanában érkezett pár olyan, amitől nehezen aludtam el). Nem logók folyamatosan a levelezőn várva, hogy mikor küld nekem valaki levelet, az értesítők pedig ki vannak kapcsolva.
Hagyok időt a levelek olvasására és a válaszokra. Amikor elolvasom a leveleket rögtön válaszolok is rájuk, vagy elvégzem a teendőket és válaszolok, ez időbe telik. Ha 5 percet hagynék a levelek olvasására, akkor nem működne a dolog. Tudom, hogy átlagosan mennyi levelet kapok naponta, ennek a feldolgozása mennyi időt vesz igénybe, ezzel tudok számolni.
Szűröm a felesleget. Egy időben rengeteg levelezőlistára feliratkoztam és sokszor már el sem olvastam amiket küldtek, vagy elolvastam ugyan, de semmi egyéb nem történt vele. Ami nem kell arról leiratkoztam, ami még kellhet valamikor (mondtam már, hogy gyűjtögető típus vagyok? 🙂 ), azokra készítettem szűrőt és egyből archiválódik a rendszerben. Így kereshető marad, ha kell, de nincs szem előtt, nem frusztrál.
Használok Teendő listát. Már többször nekifutottam, hogy megtaláljam az Über Alles teendő lista, projekt menedzser, csoport munka, CRM rendszer, stb-t, eddig még nem jártam sikerrel, de addig is használom a google által adott Task listát. A leveleket egyetlen gomb nyomással lehet átküldeni a teendő listába (akárcsak a google docs-ba) és utána rögtön archiválható is, a teendő listában ott a linkje, bármikor megnézhető. Ezt minden olyan levélre alkalmazom, mely hosszabb tevékenység sorozatot igényel (ezeket később kibontom a teendők között), vagy nem megvalósítható a levelezésre szánt időben és külön időt kell rá keresnem.
És egy apró csalás. Van a gmail-ben egy címkém, ami a Read It Later nevet viseli (bár inkább a Read It Never lenne a találó), ide kerülnek azok, a jellemzően kör emailek, amiket valamilyen okból érdekesnek, hasznosnak találok, de jelenleg nem szeretnék elolvasni. Régebben sok levelezőlista levelei is ide kerültek.
A fenti rendszerrel már egy hónapja sikerül tisztán tartanom a levelezésemet és haladok a teendő lista takarításában is. Tudom, hogy nem mindenki engedheti meg magának, hogy ütemezze a levelezését (bár ezt sokszor csak bebeszéljük magunknak, régen én is így gondoltam 😉 ), de ha folyton a leveleket várjuk és hagyjuk, hogy kizökkentsenek a tevékenységeinkből, akkor sokkal kevesebbet tudunk elvégezni ugyanannyi idő alatt (ez különösen fontos, ha saját vállalkozásba tevékenykedünk).