Egy-egy szöveges dokumentum formázásnál szükségünk van különböző kiemelésekre, hogy felhívjuk az olvasó figyelmét az általunk lényegesnek tartott részekre.
Sajnos az a tapasztalatom (és megkérdezve több ismerősömet, nekik is), hogy itthon alapvetően nem ismertek azok a lehetőségek, melyeket a szövegszerkesztő programok képesek nekünk nyújtani, ezzel is megkönnyítve a szöveges dokumentumok elkészítését, későbbi módosítását. A többség alapvetően a karakterformázásokat használja, még olyankor is, amikor a bekezdés formázást kellene használnia. Ez különösen hosszabb dokumentumok utólagos módosítását teszi nehézkessé (pl.: ha az idézeteket szeretnénk egységesen megjeleníteni, majd ezt a későbbiekben megváltoztatni, akkor az egész dokumentumot át kell néznünk és egyenként átállítani mindet ugyanúgy).
Alapvetően kétféle formázási lehetőség van, vagy az egyes karaktereket formázzuk (félkövér, dőlt, aláhúzott stb.), vagy előre beállítunk stílusokat (alapból is vannak beállítva) és a bekezdést formázzuk (címsor 1, címsor 2, szövegtörzs, idézett stb.).
Értelemszerűen az előbbi az egyes bekezdéseken belüli kiemelést, megkülönböztetést szolgálja, míg az utóbbi a dokumentum felépítését teszi átláthatóvá, módosíthatóvá.