GTD, egy jó módszer

Amióta megismerkedtem a GTD (Getting Things Done) filozófiájával igyekszem alkalmazni a mindennapjaimban. Bármilyen fáradt is vagyok esténként, átfutom a leveleimet (általában a greadert is), mert tudom, hogy különben csak halmozódnak az olvasatlan levelek. Igyekszem tartani magam a „zéró inbox” elvhez, bár ez nem mindig szokott összejönni. Bár a gmailben van teendő kezélés, még nem igazán sikerült megszeretnem, nem találtam meg, hogyan tudna szinkronizálni a gcalendar-ba felvitt teendőkkel ill, hogyan tudna bármelyik is szinkronizálni egyén eszközzel (a google help szerint nem támogatja a feladatok szinkronizációját 🙁 ).

A GTD elv sarkalatos pontja a feladatok kezelése, ütemezése, a nagyobb, összetett feladatok apró lépésekre való felbontása. A tényleges megvalósítások igen változatosak lehetnek, hiszen az alapfilozófia kimerül abban, hogy ne hagyjuk a fejünkre nőni a teendőket. Vannak akik szoftverekkel oldják meg a feladatok kezelését, vannak akik az egyszerű füzetet részesítik előnyben, egy oldal egy nap alapon, az elvégzetlen feladatokat nap végén átvezetik a következő lapra. A füzetet azért nem tartom jónak, mert nehézkes a feladatok prioritását átrendezni, ha hirtelen egy magas prioritású érkezik.

Az előbbi mondatból már kitűnik, hogy fontos teendőinket rangsorolni. Ezt több szempontból tudjuk megtenni. A legegyszerűbb rangsorolás a fontossági sorrend felállítása. Ilyenkor a legfontosabb teendőinket tesszük a lista elejére és így haladunk a kevésbé fontosak felé. Az egyes feladatok fontosságát befolyásolni tudja a feladat határideje. Lehet, hogy egy teendő nem igazán lenne fontos, de 20 perc múlva le kell adni, akkor hirtelen nagyon fontos lesz és egyből a legmagasabb prioritási kategóriába kerül (ezért is jó, ha a feladatok sorrendjét dinamikusan tudjuk változtatni teendő listánkon).

A másik rendezési elv a feladat elvégzése szerinti rendezés. Itt várható időráfordítás alapján rendszerezzük feladatainkat. Ezt a listát oda-vissza tudjuk használni, attól függően milyen típusúak vagyunk. Sokakat az motivál, ha az időigényes, „nagy” feladatokkal végeznek, míg másokat az, ha egységnyi idő alatt minél több teendőt pipálhatnak ki. Váltogathatjuk a két időalapú elvégzési rendszert, de jobb, ha kipróbáljuk mindkettőt, kiválasztjuk azt, amelyik jobban motivál minket és ahhoz tartjuk magunkat.

Én személy szerint a két fenti módszert váltogatni szoktam, attól függően, milyen állapotban vagyok. Igyekszem fontossági sorrendben végezni a feladatokat, de van, hogy az időalapú rendszerezéssel hatékonyabban tudok haladni. Főleg olyankor szoktam váltani, ha egy fontosnak ítélt feladaton dolgozom már régóta és érzem, hogy egyre lassabban haladok vele.

A feladatkezelés másik lényeges pontja a teendők nyilvántartásán és rendszerezésén kívül az időnk és feladataink beosztása. Sokkal hatékonyabbak tudunk lenni, ha 5-10 perces alapegységekre bontjuk az időnket és ez alatt maximálisan a feladatra koncentrálva dolgozzunk (telefonos ügyfélszolgálaton ez nem működik 😀 ). Meghatározhatjuk előre, hogy egy feladatra hány ilyen egységet szánunk, nem érdemes egyszerre 20 percnél többet egy teendővel foglalkozni, mert el fogjuk veszíteni a fokuszáltságunkat. Nagyon jól ki lehet küszöbölni a zavaró tényezőket (az éppen hozzánk forduló kollégákat, felbukkanó e-mail értesítőket) ezzel a módszerrel (most éppen dolgozom, de 2 perc múlva lejár az idő és foglalkozom veled). Egy-egy ilyen szakasz között érdemes 1-2 perc szünetet tartani. Ez kifejezetten javasolt, ha számítógéppel dolgozzunk, mert ezekben a szünetekben elszakadhatunk a monitor bámulásától is. Remek programok vannak, amik beállítható időközönként kikapcsolják a monitor egy meghatározott időre, így egy csapásra megoldottuk az időmérés kérdését is.

Fontos, hogy fokuszáltan foglalkozzunk teendőinkkel és külön teendőként kezeljük az e-mailek olvasását és az azokra való válaszolást. Nem jó módszer, ha folyamatosan be van kapcsolva az új üzenetértesítő, nagyon nagy kísértés egyből megnézni az érkezett levelet, vagy chat üzenetet. Ugyanígy ütemezzünk be magunknak időt a szabad szörfölésre. Úgy sem bírjuk ki, hogy ne olvassunk érdekes tartalmakat a weben, határozzuk meg előre, hogy ezt mikor és mennyi ideig tesszük, így sokkal inkább fókuszáltak tudunk maradni feladataink elvégzése közben és nem fogunk elúszni.

Megjelent az iPad

A mai nap természetesen a tegnap bemutatott iPad-ről fog szólni. Nem csalatkoztam abbéli várakozásomban, hogy az iPhone új generációja nem lesz bemutatva (bár azért reménykedtem). A tabletet egyébként is egyre kívánatosabbnak tartok otthonra, vagy magammal hurcolni, jobb netezési élményt biztosít, mint egy PDA és kényelmesebbnek tűnik, mint egy netbook. Sokan fogják leírni, hogy miért jó, én inkább kiemelném, miért nem fogok venni iPad-et.

  • 3G-hez spciális SIM kártya szükséges (bár gondolom PDA/telefonról megosztott nettel működni fog).
  • Nincs kamera, videó chatre alkalmatlan.
  • Nincs multitasking (bár a cloud korában egy böngésző gyakran elég).

Én inkább a Macbook Air-ből indultam volna ki, nem az iPhone-ból. Egy 10”-13”-os vékony gép, melyre visszaforgatható a monitorja, a képernyő szélén minimális kerettel. Számomra ez lenne az ideális tablet.

(Bár alapvetően az ideális készülék telefon méretűre összehajtható, de akár A4 méretben is használható, hosszú működési idővel, normális kamerával. Az LG most mutatott be 19”-os hajlítható ebook readert, a Samsung is demózott már hajlítható kijelzőt.)

„Telefon” cserére várva

Lassan elérkezett az ideje jól megszokott Omniám lecserélésének, szeptemberben volt 1 éves. Az Omnia igazán szívemhez nőtt az elmúlt évben, bár vannak hiányosságai, főleg a winmo-ból adódóan. Nem bántam meg, hogy anno ezt a készüléket választottam és nem mondjuk az iPhone-t. Bár most az új készülék választásánál igazán jól indul az iPhone is.

Ami szinte biztos, a következő készülék nem winmo-s lesz. Már az Omnián is 6.5-ös verziót használok és nem vagyok tőle elájulva. Ami használhatóvá teszi azok a külső fejlesztők által írt programok, viszont a neten járva lépten-nyomon iPhone-ra írt kliensbe botlok, winmo-ra mintha már nem igazán fejlesztenének.

Az iPhone az elmúlt évben akkora fejlődésen ment keresztül, hogy ismételten érdemes megfontolnom a beszerzését. Nagy előnye, hogy rengeteg alkalmazás érhető el rá kényelmesen és az általam használt webes szolgáltatások is rendelkeznek iPhone-ra írt klienssel. Ami hátránya van az nagyrészt az Apple politikájának köszönhető, persze jó részük megkerülhető töréssel. Számomra még fontos a kamera, ami az első szériákban nem volt túl jó és hiányzik mellőle a segédfény. Meglátjuk este lehull-e a lepel egy új típusról, vagy csak a Tablet fog eldurranni.

Egy Androiddal szerelt készülék eddig a legesélyesebb. Online élethez nagyon jó, bár talán túlságosan kötődik a google szolgáltatásaihoz (igaz én is szinte csak azokat használom (gmail, gdocs, greader), bár a képek megosztására inkább flickr-t szeretem, mert a picassa nem tud korlátlan tárhelyet (még)). Nem elképzelhetetlen, hogy billentyűzettel ellátott gép lesz a következő választás, bár ugye a Motorola Milestone még nem rendelkezik 1GHz-s processzorral, mint a Nexus One (vagy winmo vonalon a HD2).

Elképzelhető egy winmo-s HTC készülék is, mivel elég sok készülékükön van Android, ezért az eredetileg winmo-s készülékeikre is rátehető az Android, igaz nem hivatalosan.

  • És akkor a preferenciáim, amik alapján majd az új készüléket kiválasztom, amik fontosak számomra:
  • használható fényképező, segédfénnyel(nem baj, ha videót is tud), a telefon mindig nálam van, a fényképező szinte soha
  • kényelmesen használható böngésző (persze a kapcsolódást tudja 3G-vel és wifi-vel is, de azt hiszem nagyon kéne keresni olyat amelyik ezeket nem tudja), amivel lehet használni a webes szolgáltatásokat
  • GPS offline navigáláshoz (bár ritkán teszem, de szeretek dobozokat is keresni és az erdőben nem mindig van térerő, meg Ausztriában nem fizetnék a mobilnetért)
  • offline office program, .doc és .xls formátumra (sajnos L )
  • bluetooth fileküldés, fogadás bármely készülékkel (amiben szintén van bluetooth)
  • mobilnet megosztása számítógéppel
  • szeretem az omniában, hogy pendrive-ként is használható bármilyen géphez

Látszik nincsenek nagy igényeim, ennél jóval többet tudnak a mai készülékek, bár ezt a keveset egybe sajnos nem igazán tudja egyik sem igazán jól. Majd el kezdek keresgélni rendesen, mert mostanában csak felületesen foglalkoztam az újdonságokkal.

Túlvállalásaink

Sajnos egyre többször belefutok abba, hogy az emberek (és sokszor én is) többet vállalnak, mint amit teljesíteni képesek. Eleve munkából is képesek vagyunk magunkat túlvállalni, de sokszor segítő szándékból szakítjuk meg magunkat. Most inkább azzal foglalkoznék, amikor egy csoportnak szeretnénk segíteni, erőnkön felül. Ennek több oka is lehet.

Nem vagyunk képesek nemet mondani egy felkérésre (ez nálam az elsőszámú ok, amiért túl szoktam vállalni magam). Attól félünk, hogy nem fognak bennünket szeretni, hogy az emberek elfordulnak tőlünk, ha nemet mondunk. Pedig ez nincs így. Meg kell tanulnunk nemet mondani. A „Négy órás munkahét” című könyvben nagyon jó gyakorlat van erre, persze ha már megy, kicsit finomítani kell, hogy ne mondjunk mindenre nemet.

Segíteni szeretnénk. (ez egy másik nagyon jellemző ok, ami nálam felmerül). Attól félünk, hogy kimaradunk valamiből, ha nem ajánljuk fel a segítségünket és inkább elvállalunk dolgokat. Nem attól leszünk fontosak, ha minden szembe jövő dolgot elvállalunk. Ahol csak ez számít, ott nem biztos, hogy érdemes tevékenykednünk. Olyan helyet keressünk, ahol önmagunkért tartanak fontosnak minket és nem az általunk elvégzett feladatokért.

Nem kommunikálunk. Még egy gyakori hiba, hogy nem kommunikáljuk, ha megváltozott helyzetünk. Sokszor előfordul, hogy mikor elvállalunk valamit, akkor még úgy látjuk, meg is tudjuk valósítani, de közbe jön valami, munka, vagy családi ügy. Semmi gond nem lesz belőle, ha ezt közöljük a többiekkel, sokkal rosszabb, ha megpróbáljuk elsunnyogni a dolgot.

A túlvállalásokkal alapvetően két probléma van. Az egyik, hogy a saját dolgainkat hallogatjuk, csak azért, hogy elvégezzük, amit vállaltunk (én ilyen vagyok :), szombaton is hajnali 2-ig telepítettem, majd fél 7-kor folytattam, most kicsit úgy érzem, kicsit feleslegesen ). A másik, hogy a csoport ugyan számít az általunk elvégzett munkára, de nem készülünk el vele. A csoport szempontjából persze az utóbbi a rosszabb, hiszen nem véletlenül vannak a feladatok, valakinek el kell végeznie azokat. Vannak extra feladatok (melyek kevésbé fontosak) és vannak magasabb prioritással bírok, viszont a feladatok kiosztásánál/elvállalásánál számítunk azokra az emberekre, akik vállalják ezeket. Ha tudunk róla, hogy ez sok nekik akkor átrendezzük a feladatokat, hogy a fontosak legyenek mindenképpen elvégezve, a kevésbé fontosakat pedig félre tesszük. Persze ehhez szükség van tiszta kommunikációra, hogy mindenki tisztában legyen azzal, ha valaki túlvállalta magát.

Ami segíteni tud a túlvállalások kezelésében, elkerülésében az önismeret, az önmagunkhoz való őszinteség és az időgazdálkodás.

Ismernünk kell magunkat annyira, hogy tudjuk, mennyi feladatot vagyunk képesek elvégezni egy nap. Őszintének kell lenünk magunkhoz, hogy ezt tudatosítsuk is. Meg tanulnunk megfelelően beosztanunk a rendelkezésünkre álló időt, hogy ne halmozzuk fel a már elvállalt feladatokat.

Nagyon sok iskola létezik időgazdálkodás témában. Én alapvetően a GTD (Getting Things Done) rendszert találtam számomra használhatónak (igazából ez csak egy leírás, egy filozófia, melynek a tényleges kivitelezését a sokan sokféleképpen oldják meg). Ezzel sokszor (persze még nem mindig) képes vagyok elkerülni, hogy felhalmozódjanak a feladatok, melyek csak stresszelnek és a végén eljutok oda, hogy már nem is tudom, mihez kapjak, hiszen annyi dolgom van. Számomra az a legfontosabb, hogy nem halogassam az elvégzendő feladataimat, hanem, amint lehet, végezzem el azokat.

Ha rögtön megcsinálok mindent, amit vállaltam, vagy időszerűvé vált, ha őszinte vagyok magammal, hogy mennyit is vagyok képes elvégezni valószínű, hogy elkerülöm a túlvállalást. Ez sokkal jobb a csoportnak, hiszen a feladatok el vannak végezve és jobb nekem is, nem kell energiát pazarolnom a kifogásokra, nem kell „tartanom” attól, hogy rákérdeznek, hogy is állok a feladataimmal és nem stresszelem magam, hogy még ezt és ezt nem csináltam meg.

Önismeret, őszinte kommunikáció (magunk és a többiek irányába is) és önmenedzselés.

Bizalom

Kényes dolog. Nagyon figyelni kell, ha szeretnénk megőrizni a másik ember belénk vetett bizalmát, hiszen azáltal, hogy megbízik bennünk, feltárulkozik nekünk és sebezhetővé válik számunkra. Rá kell hangolódnunk, hogy érezzük, mikor lehet valamivel viccelni és mikor kell kerülni a témát. Viccesen, szarkasztikusan rá lehet világítani a másik vakfoltjaira, azokra a szokásokra, melyekbe úgy be van ragadva, hogy magától észre sem veszi ezeket, viszont van, amikor ez már túl sokszor teszik meg, így már bántó.

Figyelni kell, hogy a rávilágítás után a változás nem könnyű, nem kell folyamatosan felemlegetni, sokan már attól is irtóznak, ha egyszer megemlítik hibájukat, viszont ha bízik bennünk, szinte kötelességünk ezt megtenni. Egyszer. Ha valaki bízik bennünk, tiszteljük meg azzal, hogy mi is bízunk benne. Bízunk abban, hogy fogta a jelzésünket és dolgozik azon, hogy megváltozzon, vagy tudatosan választja azt, hogy nem változik.

Ne piszkáljuk folyton a másikat. A segítő szándékú figyelmeztetést könnyedén át tudjuk fordítani értelmetlen piszkálódása, mely még poénosnak is tűnhet, de ez gyorsan a belénk vetett bizalom elvesztéséhez vezet.